LE MANUEL DES ENCADREURS

Je voudrais un devis
pour 500 cadres

Des commandes très alléchantes.
Mais réfléchissons avant de les accepter

Certains encadreurs sont spécialisés dans le traitement de grosses commandes de cadres. Naturellement, ils pratiquent des prix plus bas que la moyenne, et sont organisés pour la production en série.
Entrer dans ce secteur : cela en vaut-il la peine? Et si oui, comment faut-il s'y prendre?
Examinons le cas d'un encadreur qui voit se présenter à lui, pour la première fois, l'occasion d'une grosse commande.
La commande
Nous appelons "grosse" une commande d'au moins 50 cadres, et provenant d'un seul client. Celle-ci, de par son importance même, fera l'objet d'un devis où figureront prix, délai de livraison, délai de règlement, etc., comme il doit en être pour tout contrat qui se respecte. Parmi les nombreux cas que l'on peut envisager, voyons les plus fréquents :

Toutes ces commandes présentent un point commun: elles sont en général très simples, et caractérisées par la nécessité de maintenir un prix bas.
Le client
En général, il s'agit d'une administration publique ou d'une entreprise privée. Dans le secteur public, la personne chargée de passer la commande n'est pas, en principe, très experte en la matière. Que l'économat d'une entreprise publique ait besoin d'une énorme quantité de cadres, cela n'arrive pas tous les jours! L'employé s'adressera à quelque encadreur de ses connaissances sans savoir si celui-ci est en mesure de réaliser de gros travaux en série. Cette inexpérience peut jouer en faveur de l'encadreur.
Quant aux organismes privés susceptibles de passer de grosses commandes, qui sont-ils? Banques, Sociétés désireuses de décorer leurs bureaux, hôtels et restaurants, Sociétés spécialisées dans les concours et remises de prix ou dans la publicité, etc. Les bureaux d'achats de ces Sociétés sont en général experts en affaires et plus enclins à exiger des prix très bas, à imposer des conditions très sévères.
Le devis
La plupart du temps, il nous faudra établir un devis. Quelquefois, celui-ci servira au client pour effectuer des comparaisons avec d'autres encadreurs; ou bien encore le client nous le demandera tant pour avoir une idée du prix que pour éviter les surprises au moment de la livraison. Bien sûr, il vaudrait mieux pour l'encadreur que son devis ne soit pas l'objet d'une comparaison avec d'autres: une enquête discrète à ce sujet pourrait se révéler utile.
Le montant du devis ne doit pas être exagérément élevé: on risquerait de perdre le marché; pire encore s'il est trop bas: nous travaillerions à perte.
Comment donc calculer les prix? L'alternative suivante se présente : calculer le prix selon la méthode habituelle pour y appliquer ensuite une remise en fonction de la quantité, ou bien évaluer exactement tous les coûts relatifs à la commande et ajouter un bénéfice au total de ces coûts.
La deuxième solution est à préférer, surtout dans le cas de quantités notables. Mais il faut avoir grand soin de considérer tous les coûts sans exception: matériaux, travail, etc.,...et sans oublier les frais généraux !
L'encadreur peu habitué à exécuter de gros travaux a tendance à sous-estimer ses coûts, obnubilé par la tentation d'accepter une telle commande, surtout en période de vaches maigres. Il faut savoir résister à cette tentation et chercher à évaluer les coûts avec exactitude, sous peine de perdre de l'argent.
L'organisation de l'atelier
Etes-vous bien organisés pour faire front à une commande exceptionnelle? Disposez-vous d'un espace suffisant? D'un outillage adéquat? Il faut avoir bien considéré ces points avant d'accepter le travail. Si la superficie de votre atelier est inférieure à 30 m2, il n'est pas question de stocker plus d'une centaine de cadres, à moins que vous ne disposiez provisoirement d'une surface d'appoint.
Possédez-vous l'outillage adapté pour un travail en série? L'équipement minimum devrait être une scie bilames, d'une assembleuse pneumatique, et d'une cisaille pour le carton, faute de quoi il sera bien difficile d'être compétitif dans le travail de série.
L'outillage n'est pas tout, cependant; vous devez penser aussi à vous organiser pour le travail en série, c'est-à-dire qu'il vous faut un espace suffisant pour entreposer le matériel, un établi et des surfaces de travail appropriés, et surtout beaucoup d'ordre.
Le personnel
Pour s'attaquer à une grosse commande, il faut du personnel. Il est difficile de penser s'en tirer tout seuls. Il faudra donc vous décider à embaucher du personnel, ou bien à confier une partie du travail à quelqu'un d'autre. Dans un cas comme dans l'autre, il y a le pour et le contre. Embaucher du personnel supplémentaire signifie courir le risque de se retrouver sans travail à lui confier, une fois la commande exécutée. Dans l'alternative, on peut envisager l'embauche de personnel à temps partiel; mais dans ce cas, le problème de l'apprentissage vient à se poser: celui-ci requiert un minimum de temps et présuppose un investissement à fonds perdu si le personnel n'est que temporaire.
Les achats
Pour pouvoir présenter un devis réduit à sa plus petite expression, il vous faudra acheter au meilleur prix.
En achetant en gros, vous obtiendrez déjà plus facilement des prix réduits et des remises plus appréciables. Vous aurez donc à vous livrer à des recherches approfondies sur les fournisseurs, en vous orientant vers ceux qui offrent des avantages tangibles. Accordez votre préférence aux producteurs plutôt qu'aux grossistes, aux entreprises qui font peu de publicité, à celles qui n'ont pas une organisation spécifique de vente et peuvent donc pratiquer des prix plus avantageux. Pour qui n'est pas expert du secteur, ce ne sont pas là des recherches faciles.

En demandant le prix, n'omettez pas de signaler que vous avez besoin de conditions particulièrement intéressantes afin de pouvoir présenter un devis concurrentiel sur une grosse commande. Soyez très attentif au délai de livraison promis par le fournisseur (à l'inverse des grossistes, les producteurs ont des délais de livraison plutôt longs, vu qu'ils ne constituent pas de stocks) ; un retard dans l'arrivée de la marchandise pourrait vous mettre sérieusement en difficulté auprès de votre client. L'échéance du payement peut elle aussi représenter un problème. A moins que vous ne disposiez de ressources économiques consistantes, vous ne pourrez vous permettre de régler vos achats avant d'avoir encaissé le payement de votre client. Rappelez-vous que, si vous n'êtes pas déjà client chez lui, le fournisseur exigera probablement le payement à la livraison du matériel.
Les techniques de travail
Pour les grosses commandes, les méthodes de travail en série s'imposent. Il est impensable de faire les cadres un par un; le travail n'en finirait plus. Coupez d'abord toutes les baguettes; assemblez ensuite tous les cadres, puis coupez tous les verres, tous les passe-partout à la fois, etc. Chronométrez chacune des opérations: cela vous permettra de calculer le temps de travail global, et par conséquent d'en évaluer le coût. Vous éviterez ainsi des erreurs d'estimation dans les prochaines commandes.
Quelques conseils pour chacune des opérations:

Coupe de la baguette : pour le travail en série, nous conseillons vivement une scie bilames adaptée aux grosses moulures. Pour les baguettes plus minces, une guillotine fera l'affaire puisqu'elle permet de réaliser deux coupes à 45° en une seule fois.
Si vous avez à faire une série de cadres du même type mais de dimensions différentes, préparez d'abord un schéma de coupe. Sur un côté de la page, inscrivez la liste des cadres à fabriquer (mesures, et quantité pour chaque mesure).
De l'autre côté, indiquez le nombre des onglets nécessaires pour chaque mesure (en partant de la plus longue).
Faites la somme des cadres à fabriquer, puis celle des onglets à couper. Assurez-vous que cette dernière est exactement égale à 4 fois la première. Passez ensuite le schéma à l'ouvrier chargé de la coupe.
Disposez les baguettes toutes ensembles sur un établi ou sur un chariot, dans la position où elles devront être coupées, afin d'éviter des manipulations inutiles. Il est plus avantageux de commencer par la coupe des onglets les plus longs pour passer progressivement aux plus courts, afin d'utiliser au mieux les tombées de coupe.

Ces dernières seront disposées provisoirement par ordre de grandeur pour être utilisées en premier à chaque passage d'une mesure à l'autre. L'art consiste à éviter les tombées inutilisables parce que de dimensions insuffisantes même pour réaliser des onglets très courts. Une bonne administration de la coupe est celle qui permet d'arriver au bout de la série sans déchet. Au fur et à mesure de la coupe, les onglets sont rangés en ordre et par dimension, dans des tiroirs ou sur des chariots appropriés.
L'assemblage
Pour le travail en série, une assembleuse pneumatique est indispensable.
Dans le commerce, on en trouve de plus ou moins perfectionnées. Généralement, la colle n'est pas nécessaire: il vaut mieux s'en passer et mettre une agrafe de plus.
Coupe du verre
Il est possible d'automatiser l'opération en se servant d'équerres pour la coupe en série. L'utilisation de machines de coupe verticale rendent le travail en série encore plus facile et donnent une précision de coupe parfaite. Vous envisagerez peut-être de vous procurer les verres pré-coupés; ayez soin de les ranger toujours debout en position très légèrement inclinée; jamais en position horizontale !
Coupe du passe-partout
On trouve dans le commerce des machines de coupe permettant d'ouvrir les quatre côtés du passe-partout sans le déplacer. Ces machines sont plutôt coûteuses et supposent, pour être rentables, un niveau d'activité élevé. On utilisera à défaut une coupeuse normale; l'important est que le travail soit exécuté en série (commencez par toutes les mesures les plus longues pour finir par toutes les plus courtes).
Découpe du panneau de fond
Pour carton, carton-plume, masonite et autres, l'usage d'une cisaille est indispensable; la découpe au tranchet serait trop longue et trop laborieuse.
Fixation du paquet
Pour fermer le paquet, nous conseillons le pistolet pneumatique, ou bien par exemple une riveuse comme la F18 ou une agrafeuse comme la Frame Master. Dans certains cas, le client préfère les lamelles flexibles aux clous pour la fixation. On trouvera sans peine dans le commerce des agrafeuses à lamelles plus ou moins automatisées.
Application de l'attache
L'usage d'un pistolet pneumatique à agrafes capables de perforer la plaquette de l'attache permet un gain de temps considérable. Si celle-ci doit être appliquée au panneau de fond (carton ou masonite) et non au cadre lui-même, on peut la fixer à l'aide d'une poinçonneuse; tout dépend du type d'attache utilisé.
Le paiement
Dans le secteur des grosses commandes, c'est peut-être l'aspect le plus délicat. Une commande provenant du secteur public comporte le risque d'un règlement fractionné, à échéances pas toujours bien définies, étant donné que chacun des payements pourrait n'être effectué que lorsque les fonds qui lui sont destinés sont libérés. Soyez donc fermes et pointilleux en matière de délai de règlement. N'accordez pas une confiance aveugle aux assurances verbales que l'on a pu vous donner. Il est prudent de s'attendre à des retards dans les échéances des payements; les soixante jours promis deviennent parfois le double.

Le problème du payement n'est pas moindre lorsqu'il s'agit de commandes provenant du secteur privé. Les échéances de payement programmées sont souvent lointaines dans les grandes sociétés privées, et ces dernières, quelquefois, n'acceptent de régler la facture que lorsque le travail est complètement achevé. Si la commande prévoit des livraisons fractionnées, vous ne pourrez néanmoins présenter la note qu'une fois les travaux finis. De plus, dans les rapports avec le secteur privé, on court toujours le risque qu'une entreprise ne se trouve en proie à des difficultés économiques. Prenez donc vos précautions : renseignez-vous auprès de votre banque.

Un autre type de risque dérive des contestations qui pourraient naître après la livraison de la commande: retard, qualité du travail, dommages dus au transport, etc.
Que faire dans ces cas-là? Pas d'autre remède-miracle que la prudence: un faux-pas peut coûter cher, voire entraîner la faillite. L'encadreur qui ne possède pas les ressources économiques suffisantes pour tenir jusqu'au jour du payement fera mieux de repousser la tentation d'une grosse commande. Dans certains, n'ayez crainte de demander au client un acompte substantiel: s'il refuse, mieux vaut perdre la commande que travailler à perte pour l'avoir acceptée.
Le délai de livraison
Sur ce point, il convient d'être très prudent. Le client impose souvent des délais fort réduits, ainsi que des indemnités de retard stipulées dans le contrat. L'optimisme en ce domaine n'est pas de mise: l'encadreur doit au contraire chercher à évaluer très objectivement ses possibilités de livrer dans les délais. La grosse commande ne doit pas lui faire perdre de vue le travail de tous les jours, qu'il n'a le droit de négliger en aucun cas. Etre prudent, donc, dans la détermination du délai de livraison, mais aussi avoir une vision claire des conséquences que pourrait entraîner un retard dans ce délai. Conséquences économiques désastreuses si, en raison d'un tel retard, le commande venait à être annulée en cours d'exécution. L'encadreur doit en outre prendre en considération les risques dérivant des imprévus tels que congés de maladie du personnel, livraisons tardives des fournisseurs, etc.
Les clauses annexes à la commande
Il faut examiner soigneusement ce que prévoit le contrat en matière d'emballage, de transport, de livraison, d'installation des cadres, de manutention, etc.
L'emballage
Le contrat prévoit quelquefois l'emballage des cadres dans des cartons séparés. Ceux-ci seront fabriqués dans une cartonnerie, bien sûr, et si vous n'êtes pas expert dans ce domaine, vous ferez bien d'en aviser le client.
Le transport
C'est un facteur dont il convient de ne pas sous-estimer le coût. Gardez présent à l'esprit que, si vous en avez la charge, vous serez par le fait responsable des dommages éventuels subis par les cadres durant le transport. Ayez soin aussi de demander confirmation du lieu exact de destination des cadres.
L'installation
Il arrive que la commande prévoie l'installation des cadres à l'endroit définitif. Cette obligation est susceptible d'engendrer des frais plutôt élevés, pour lesquels il vaudra mieux se mettre d'accord à l'avance.
Manutention
Examinez avec soin ce que dit le contrat en matière de dommages causés aux cadres après la livraison. Qui sera responsable? Que se passera-t-il si un cadre se détache de son support après la livraison? Problème particulièrement délicat si le cadre se brise avant que le règlement n'ait été effectué.
Conclusion
Est-il intéressant de s'engager dans le secteur des grosses commandes? Cela dépend de divers facteurs, dont les plus importants sont les dimensions de l'atelier et son emplacement. Un vaste atelier situé dans une zone peu fréquentée a de bonnes chances de réussite dans la production en série.
Si, par contre, la surface de vente se trouve dans une position centrale très commerçante et qu'elle dispose d'un espace réduit, mieux vaudra laisser de côté les grosses commandes.

Il existe une voie difficile, quoique intéressante : elle consiste à prendre en charge aussi bien les grosses commandes que les petites. Ce choix requiert une organisation parfaite sur le plan de l'équilibre et de l'efficacité. Le gros avantage d'une telle "cohabitation" consiste dans la possibilité d'acquérir les matériaux à un coût très bas, ce qui donne une marge bénéficiaire fort appréciable sur les petites commandes.
L'encadreur débutant n'ayant pas l'expérience des grosses commandes devra être très attentif à ne pas commettre de faux-pas. Si son entreprise est de petites dimensions et s'il travaille seul, il fera bien d'y réfléchir deux fois plutôt qu'une. Dans bien des cas, la solution pourrait consister à décliner l'offre, tout simplement.